Geschäftsreisen gehören für viele Menschen zum Berufsalltag dazu. Sie bieten die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen und Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern zu pflegen. Häufig entsteht Stress, der sich negativ auf das Wohlbefinden, die Gesundheit und die Leistung der Menschen auswirken kann. Mit ein paar einfachen Tipps wird die Reise nicht nur stressfrei, sondern auch erfolgreich und produktiv.
Herausforderungen auf Geschäftsreisen
Viele mögliche Herausforderungen können während einer Geschäftsreise auftreten. Dazu zählen Schlafmangel und Zeitdruck. Diese entstehen häufig durch andere, unvorhergesehene Probleme. Oft sind unpünktliche Verkehrsmittel schuld für eine Verspätung. Das bringt den Zeitplan ordentlich durcheinander.
Aber auch Stau auf dem Weg zum Termin oder die Parkplatzsuche können zu Stress und Frustration führen. Insbesondere in einer ungewohnten Umgebung besteht die Gefahr, dass Verzweiflung aufkommt. Es kann zudem vorkommen, dass ein Meeting einmal länger dauert, als es angesetzt wurde. Das sorgt für Unwohlsein. Häufig wird dann das Mittagessen ausgelassen oder zu schnell und ungesund gegessen. Die Work-Life-Balance gerät aus dem Gleichgewicht.
Es können auch andere Probleme auftreten, die nichts mit den geschäftlichen Terminen zu tun haben. Die gewünschte Zahlmethode im Hotel ist beispielsweise nicht verfügbar oder die Reise wird teurer als gedacht. Um alle diese Punkte zu lösen, ist eine vorherige Planung erforderlich. Diese helfen dabei, den Stress zu reduzieren und die Freude auf die Geschäftsreise zu steigern.
Die optimale Reisevorbereitung
Besonders, wenn die Reise ins Ausland geht, sind viele Fragen zu beantworten. Wie wird das Wetter sein? Gibt es wichtige Gegenstände, die mitgenommen werden müssen? In einigen Ländern werden beispielsweise Adapter benötigt, damit Geräte wie ein Laptop oder das Smartphone geladen werden können.
Vor der Reise ist es auch wichtig, mit dem Vorgesetzten über die Finanzen zu sprechen. Dadurch erfahren die Angestellten, welche Leistungen bezahlt werden. Häufig werden Belege benötigt, da die Reisekosten erstattet werden sollen. Dasselbe gilt natürlich für Geschäftsreisen, die in Deutschland stattfinden.
Eine App zur Übersetzung kann hilfreich sein, wenn Kontakt mit anderssprachigen Menschen notwendig ist. Es ist empfehlenswert, diese im Vorfeld auszuprobieren. Diese kann bei Kommunikationsproblemen eingesetzt werden.
Vor der Reise sollten alle Geschäftsdaten noch einmal gesichert werden, falls Geräte beschädigt oder verloren gehen. Zusätzlich ist eine Sicherung aller wichtigen Reiseunterlagen von Vorteil. Falls diese verloren gehen, kann beispielsweise über E-Mail auf Kopien zurückgegriffen werden.
Da verschiedene Probleme auftauchen können, ist es sinnvoll, genügend Zeit für die Anfahrt einzuplanen. Hier bietet sich ein Termin- und Reiseplaner an. Dadurch besteht immer eine Übersicht, zu welcher Zeit welcher Termin stattfinden soll.
Es ist durchaus sinnvoll, sich alternative Routen oder Parkplätze anzusehen, damit ein Stau und die Parkplatzsuche nicht zum Problem werden. Vorab sollte bereits ein Auto gemietet werden. Das erspart viel Zeit.
Besonders in großen Städten kann es aber sinnvoll sein, auf ein Auto zu verzichten und die öffentlichen Verkehrsmittel zu benutzen. Wer auch lange Strecken mit der Bahn anreist, kann die Zeit nutzen, um zu arbeiten. Ein Sitzplatz mit Steckdosen ist dafür vorteilhaft.
Bei Reisen mit dem Flugzeug werden die eigenen Koffer schneller gefunden, wenn sie auffällig sind. Daher ist es ratsam, bunte Anhänger oder Bänder am Koffer zu befestigen. Alternativ kann natürlich beim Kauf auf eine auffällige Farbe des Gepäckstücks geachtet werden.
Bei einer Geschäftsreise, die mehrere Tage andauert, sollten auf jeden Fall Aspekte beachtet werden, die zum Wohlbefinden beitragen. Dazu zählt selbstverständlich genügend Freizeit, die zum Abschalten und Erholen gedacht ist.
Hotelbuchung für Geschäftsreisen
Die Wahl des richtigen Hotels ist besonders wichtig. Es ist hilfreich, die Bewertungen der einzelnen Hotels zu lesen, bevor die Buchung stattfindet. Dadurch kann herausgefunden werden, ob die Betten bequem sind und wie das Essen schmeckt. Zusätzlich bewerten viele Gäste, ob die Umgebung laut und wie die Sauberkeit des Zimmers ist.
Im Idealfall liegen die Hotels zentral oder in der Nähe der Orte, an denen die Termine stattfinden. Gibt es einen Service, der den Aufenthalt angenehmer machen kann? Hier sind alle Menschen unterschiedlich und finden sicherlich ein gutes Angebot, das sie in ihrer Freizeit nutzen können. Viele Hotels besitzen einen Fitnessbereich oder einen Wellnessbereich.
Besonders praktisch ist zudem eine flexible Stornierungsmöglichkeit. Falls Termine verschoben werden, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Um auch im Hotelzimmer gut erreichbar zu sein, ist eine stabile WLAN-Verbindung von Vorteil.
Geschäftsreisen in der Oberklasse
Für Leute in sehr wichtigen Positionen kann es von Vorteil sein, einen Privatjet zu mieten. Diese Möglichkeit haben beispielsweise Manager oder Firmeninhaber. Der Privatjet ist eine komfortable Reisemöglichkeit. Wünsche und Bedürfnisse werden individuell berücksichtigt und erfüllt. Die Flugzeiten können flexibel gewählt werden. Zudem werden lange Schlangen und häufiges Umsteigen vermieden.
Noch angenehmer wird die Reise, wenn zusätzlich eine Limousine am Flughafen gebucht wird. Hier besteht viel Beinfreiheit. Die große Rückbank bietet Platz für Unterlagen und andere wichtige Gegenstände. Der Fahrer der Limousine bringt den Reisenden ohne Umwege und Wartezeiten zum Geschäftstermin oder zu seinem Hotel.
Auch Hubschrauberflüge sind für Geschäftsreisende eine gute Option, um Zeit zu sparen. Dadurch können mehrere Termine an einem Tag wahrgenommen werden. Wer mit dem Hubschrauber anreist, wird sicherlich Eindruck hinterlassen.
Eine Geschäftsreise wird vor allem dann erfolgreich, wenn sie sorgfältig geplant wird. Sie ist sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance. Wichtig ist, dass eine gesunde Work-Life-Balance entsteht.